No cometas errores al escribir un correo
El correo electrónico tiene años siendo el medio de comunicación esencial dentro de las empresas, dado que además de transmitir mensajes brinda evidencia para la realización de tareas, funciones, comunicaciones, etc.
Los emails no son solo una herramienta de comunicación, sino también una extensión de nuestra imagen, desde como lo presentamos visualmente, hasta como lo redactamos. A continuación te dejamos algunas cuestiones a evitar para escribir un buen correo.
1.- Dejar vacía la casilla de asunto
Es la casilla más importante al enviar un correo después de tener bien tu remitente. Muchos consideran que el asunto no importa, sin embargo, desde aquí los servidores empiezan a revisar si tu correo es SPAM o no. Además de que a través de está casilla haces mención sobre el contenido de tu correo. Si el asunto que pones es nulo es lo mismo que si dijera “Sin importancia”. Te verás muy mal al preguntar si recibieron tu correo ya que no recibiste respuesta, esto solo demuestra informalidad.
2.- Escribir los correos enojado
La frase “todo en su momento” tiene mucho sentido en este punto, dado que no siempre estamos de buenas o en el mejor momento para responder o decirle algo a alguien. Si estás molesto, date un respiro y escribe después, muchos creen que no se nota al escribir, pero es un hecho que si escribimos con ese sentimiento hacemos mal uso de las palabras y omitimos la amabilidad con la que siempre escribimos. Si recibes un correo subido de tono o que consideras puede empeorar tu respuesta espera el momento para realizar una llamada o bien, hablar con la persona de frente.
3.- No confundas el correo con un chat
El correo electrónico es un documento oficial, de alguna manera, por lo que debes cuidar tu ortografía y redacción. Debes ser cortés al iniciar y al terminar tu correo. De está manera quién sea que lo lea, debe entenderlo y no pensar mal de ti, al contrario, notar tu formalidad.
4.- Utiliza mayúsculas y minúsculas
Un mensaje entendible se lee mejor con mayúsculas y minúsculas, usar solo un tipo puede ser confuso y desagradable a la vista, además de que demuestras informalidad y algunos piensan que estás enojado o es algo sin importancia. Este punto es de suma importancia, ya que marca el tono de conversación.
5.- Archivos adjuntos
Si estás mencionando que adjuntarás un archivo revisa que lo esté. Procura que los nombres de tus documentos sean entendibles y sin acentos, de esta manera le será más fácil al remitente encontrarlos dentro de sus archivos, no serás marcado como spam y los ordenadores de tus remitentes dejarán que abran los archivos.
6.- Equivocarte de destinatario
Revisa antes de enviar que este bien escrito el correo, si es una cuenta nueva o bien, que sea el contacto correcto de tu lista de contactos. Evitarás problemas de compartir información a otros o romper la confidencialidad de los archivos.
7.- Evita hacer cadenas
Muchas veces recibimos correos que son enviados a todos los empleados de la empresa, si tienes el deseo de responder a quien te lo envió, agradecer o quieres hacer un comentario, evita usar el botón “responder a todos” no generes basura a los demás, ni hagas cadenas de chismes. Trata de ser específico a quién le escribes el correo.
8.- Olvidar firmar
Trata siempre de firmar tus correos, no sabes cuando pueda llegar un correo tuyo a una persona que no sabe quién eres. Si necesitan triangularte en una conversación donde se reenvían los correos las firmas pueden distinguir donde empieza un mensaje y donde termina.
Si no cuentas con una firma digital, aquí te dejamos una entrada donde te enseñamos una herramienta para realizar la tuya. Si tu cuenta está en gmail y no sabes cómo integrarla, aquí te explicamos cómo. Si tienes tu servicio de correo en Smartermail Profesional, te explicamos cómo integrarla en la siguiente liga.
9.- Evita escribir “A quien corresponda”
Tomate el tiempo de investigar a dónde y a quién escribirás un correo. Demuestra profesionalismo y personalización. A menos que envíes un correo a una empresa corporativa donde no sabemos quién es quién entonces usa la famosa frase.
10.- No revisar antes de enviar
Procura releer tu correo con tiempo, de esta manera evitarás sonar informal y verás si es entendible lo que quieres comunicar. Revisa que estén los adjuntos, que el nombre del remitente esté bien escrito, que tu firma lleve tus datos.
