Como vaciar mi buzón sin perder los correos

En los planes de Web Hosting que ofrecemos en SoloWeb, se pueden crear tantas cuentas de correo cómo se necesiten, pero la mayoría de los planes de Web Hosting están limitados por espacio.

Los correos electrónicos pueden llegar a ocupar mucho espacio y más si tienen un tráfico intenso o trabajan con muchos archivos adjuntos.

Cuando trabajan con correos por IMAP para poder ver los correos en cualquier dispositivo ya sea en un dispositivo móvil o en uno fijo ya que los correos permanecen en su servicio de hosting, pero esta forma de trabajar puede llegar a saturar su servicio de Hosting y podría empezar a recibir mensajes que su buzon esta lleno o que el dominio llego al limite de espacio contratado.

Diferencias correo POP o IMAP

Cuando creamos una cuenta de correo y queremos configurarla en Outlook u otro cliente de correo, una de las primeras cosas que nos va a preguntar es si queremos configurarla como POP o como IMAP.

Con ambos protocolos podremos ver nuestros correos electrónicos pero la forma de trabajar con ellos será algo distinta.

POP

Si configuramos la cuenta como POP, al conectarnos desde Outlook al servidor todos los correos se descargarán en el ordenador o dispositivo.

Esto es perfecto para no llenar el servidor de correos electrónicos, pero sólo podremos ver los emails en un dispositivo.

IMAP

Configurando su conexión como IMAP su programa de correo sincronizan las carpetas con el servidor, así que podemos consultar los emails desde el ordenador, móvil, tablet, etc…

El problema es que todos los emails tienen que permanecer en el servidor y esto ocupa espacio saturando su buzón

Las diferencias están claras. Si se necesita usar el correo electrónico en distintos dispositivos el protocolo a usar es IMAP en todos los dispositivos.

Si se quiere tener un historial de emails de varios años es posible que el espacio del servidor se sature afectando la recepción de correos.

Límite de espacio en Hosting y Correo

Si llegaste al limite de espacio en tu correo una solución fácil y rápida es ampliar el plan de hosting. En SoloWeb podemos ofrecer distintas alternativas para solucionar los problemas de espacio que se puedan tener y sólo tendrías que ponerte en contacto con nosotros para solucionarlo.

Otra opción es pasar las cuentas de correo a POP. Con esto los correos se descargan en tu computadora y se liberaría espacio en el hosting, pero ya no se tendría acceso a los mismos en todos los dispositivos.

Existe la posibilidad de eliminar los emails más antiguos o pesados. Esto es efectivo pero si se quiere disponer del histórico de emails sería algo contraproducente. De todas formas, desde el Webmail es posible crear reglas para depurar carpetas ya sea creando reglas por espacio o por fecha.

Una opción a medio camino es seguir usando las cuentas de correo como IMAP, pero descargar a su equipo algunos de los emails almacenados más viejos quizas del año pasado.

Con esta opción se podría liberar espacio en su servicio de hosting y almacenar los emails importantes o más viejos en un ordenador para su consulta.

Obviamente, los emails que se descargan en tu equipo ya no podrían consultarse desde otro dispositivo.

Cómo Descargar Emails a una Computadora con Outlook

Vamos a suponer que tenemos una cuenta de correo configurada como IMAP en Outlook en un ordenador que está funcionando de manera correcta.

Es posible que la tengamos configurada, también como IMAP en algún otro dispositivo pero como un teléfono suele tener menos espacio de almacenamiento, es recomendable hacerlo en una computadora.

Si abrimos Outlook veremos las cuentas que tengamos configuradas.

Lo primero que tenemos que hacer es crear un archivo de datos de Outlook que se guarde en local. Esto es muy sencillo de hacer, sólo tenemos que abrir Outlook / Inicio / Nuevos elementos  / Más elementos  / Archivo de datos de Outlook.

Esto nos abrirá una ventana desde donde podemos seleccionar dónde queremos guardar el archivo. Por defecto Windows lo guarda en Documentos / Archivos de Outlook. Podemos darle el nombre que queramos o dejar el que indica.

Podemos crear multiples carpetas dentro de la cuenta que acabamos de crear para poder clasificar los correos que bajaremos a nuestro equipo.

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Ahora ya podemos seleccionar el email que queramos descargar de la cuenta IMAP que tengamos configurada en Outlook a tu equipo. Para esto sólo tenemos que ir a la Bandeja de entrada o a la carpeta que quieras descargar y hacer click con el botón derecho en el email.

Esto abrirá una ventana y sólo tendremos que ir a Mover y seleccionar la carpeta que acabamos de crear, en el caso del ejemplo demowebhosting – Emails2021…

Detalles

Con este sencillo método podemos liberar espacio del servicio de Web hosting, pero una vez descargados ya no habrá copia en el servidor

El archivo donde se almacenarán los emails estará en Documentos > Archivos de Outlook si no lo hemos cambiado y tendrá extensión .pst. Si perdemos este archivo, perderemos todos los emails descargados y tiene un limite de tamaño según la versión de Outlook

Si en algún momento el alojamiento web nos avisa que estamos llegando al límite de espacio en disco, podemos usar este método para liberar espacio y seguir con las cuentas de correo configuradas como IMAP.